Article traduit de l’anglais par Walid BOUZOUITA
Les entreprises doivent être prédictives et proactives dans leur prise de décision pour préserver la continuité des activités et renforcer la résilience des entreprises.
Alors que les entreprises traversent la crise COVID-19 en cours, il y a un certain nombre de questions clés auxquelles les dirigeants d’entreprise devraient penser, ainsi que les mesures qu’ils peuvent prendre pour non seulement réagir aux chocs commerciaux graves maintenant, mais aussi remodeler leur entreprise et planifier leur reprise.
Nous avons identifié cinq priorités que les chefs d’entreprise doivent prendre en compte – nombre d’entre elles basées sur les perspectives et les expériences de la Chine et d’autres pays d’Asie, où COVID-19 a eu son premier impact.
1. Prioriser la sécurité des personnes et l’engagement continu
Il est essentiel de garantir la sécurité et le bien-être des employés sur le lieu de travail. Les gens se tournent vers leur employeur, leur communauté et les dirigeants gouvernementaux pour obtenir des conseils. Répondre à leurs préoccupations de manière ouverte et transparente contribuera grandement à les impliquer et à rassurer la continuité des activités.
Un des ajustements que les entreprises doivent faire est d’initier ou d’élargir les modalités de travail flexibles et d’autres politiques qui permettent aux gens de travailler à distance et en toute sécurité. Selon le secteur, les entreprises voudront réorganiser les équipes et réaffecter les ressources, et établir des programmes et des politiques de bien-être des employés qui soutiennent un environnement de travail sûr. De plus, les entreprises voudront produire des communications régulières alignées sur les politiques actuelles du gouvernement et des autorités sanitaires pour aider les employés à rester engagés alors qu’eux et l’organisation traversent la crise.
Trouver des moyens de réinventer un environnement de business-as-usual qui minimise les perturbations pour l’organisation nécessite un équilibre fin. Lorsque le télétravail ou des conditions de travail flexibles ne sont pas possibles et que les entreprises doivent avoir des travailleurs sur place ou en contact direct avec les clients, il est important de prévoir des mesures de protection contre les infections.
Pour aider les entreprises à fournir des environnements de travail sûrs, certains gouvernements municipaux travaillent avec les mégadonnées accumulées par les entreprises technologiques et les opérateurs mobiles pour développer un système de QR code de santé qui permet aux gens de suivre leurs mouvements au cours des 14 derniers jours pour prouver qu’ils n’ont pas visité toutes les zones à haut risque. D’autres gouvernements, au niveau central et local, exonèrent ou reportent, en partie ou en totalité, les paiements d’assurance sociale et de location.
Même avec toutes ces mesures, il y aura des entreprises qui connaîtront des interruptions de travail. Les pénuries de main-d’œuvre et l’augmentation des coûts en raison des restrictions de mobilité imposées par diverses autorités gouvernementales locales et d’État auront un impact sur les entreprises. Les entreprises confrontées à des défis uniques, non couverts par des politiques spécifiques déjà émises, devraient demander conseil à leur gouvernement local. De nombreux gouvernements ont mis en place des programmes de relance budgétaire et d’assistance aux petites entreprises et aux secteurs tels que le tourisme et l’hôtellerie qui ont été gravement touchés.
2. Remodeler la stratégie de continuité des affaires
La plupart des entreprises sont susceptibles de subir des perturbations importantes de leurs activités normales et seront confrontées à une sous-performance commerciale pendant toute la durée de la crise COVID-19. Au début de cette crise, les défis de la chaîne d’approvisionnement étaient importants pour les entreprises exposées à la Chine . Mais maintenant que la crise s’est étendue à l’Europe et aux États-Unis, de nombreuses autres entreprises connaissent des perturbations opérationnelles, ainsi que des changements importants dans les demandes des consommateurs et les comportements affectant les secteurs de la consommation et de la vente au détail, à la fabrication, aux sciences de la vie à l’automobile.
Pour aider à relever ces défis, les entreprises devraient :
- Évaluer la liquidité à court terme. Les entreprises voudront inculquer une discipline de surveillance des flux de trésorerie à court terme qui leur permettra de prévoir les pressions sur les flux de trésorerie et d’intervenir en temps opportun. Ils voudront également maintenir une discipline stricte sur le fonds de roulement, en particulier autour de la collecte des créances et de la gestion de la constitution des stocks. De plus, il est important d’être créatif et d’intervenir de manière proactive pour alléger le cycle du fonds de roulement. Tout au long de la crise, les entreprises voudront maintenir un contact régulier avec les fournisseurs pour identifier les risques potentiels.
- Évaluer les risques financiers et opérationnels et répondez rapidement. Les entreprises devront surveiller les escalades de coûts directs et leur impact sur les marges globales des produits, en intervenant et en renégociant, si nécessaire. Les entreprises qui sont lentes à réagir ou incapables de renégocier de nouveaux termes et conditions peuvent être vulnérables aux tensions financières qui pourraient avoir des implications à long terme.
Tout comme les entreprises doivent surveiller leurs vulnérabilités internes, elles devront également surveiller les pressions qui peuvent affecter certains de leurs clients, fournisseurs, sous-traitants ou partenaires d’alliance. En particulier, les entreprises voudront soumettre à des tests de résistance tous les fournisseurs de niveau un et de niveau deux qui pourraient être touchés. Cela est particulièrement important pour des secteurs tels que l’automobile et la pharmacie, qui dépendent fortement de fournisseurs tiers. Enfin, soyez conscient des violations des clauses restrictives avec les établissements bancaires et autres institutions financières liées aux risques de dépréciation de la valeur des actifs, qui peuvent avoir un impact sur la santé du bilan global.
- Envisager d’autres options de chaîne d’approvisionnement. Les entreprises qui s’approvisionnent en pièces ou en matériaux auprès de fournisseurs dans des zones fortement touchées par COVID-19 voudront rechercher des alternatives. Par exemple, un fabricant industriel japonais envisage de déplacer l’assemblage de climatiseurs commerciaux en Malaisie depuis la capitale de la province du Hubei, Wuhan, qui reste sous verrouillage. De même, une entreprise mondiale de vêtements envisage de déplacer la production de ses produits des installations de Wuhan vers le Vietnam et l’Indonésie. Ces mouvements rapides créeront une capacité temporaire pour répondre aux obligations des clients. Les entreprises qui ont des accords avec des installations de fabrication agiles pour prendre des décisions d’achat au comptant, ou qui ont des accords contractuels lâches avec divers prestataires de services et prestataires logistiques, devraient tenir compte de la perturbation initiale ainsi que des scénarios d’après-crise compte tenu du potentiel de pics de demande.
- Déterminez comment la crise COVID-19 affecte les budgets et les plans d’affaires. Les entreprises voudront tester les plans financiers pour plusieurs scénarios afin de comprendre l’impact potentiel sur la performance financière et d’évaluer combien de temps l’impact peut se poursuivre. Si l’impact est significatif et que les anciennes hypothèses budgétaires et plans d’affaires ne sont plus pertinents, les entreprises doivent les réviser pour rester agiles. Lorsque l’entreprise est fortement impactée, les entreprises devront tenir compte des exigences opérationnelles minimales, y compris les principales dépendances de la main-d’œuvre, des fournisseurs, de l’emplacement et de la technologie.
Il y a aussi la question des demandes de capitaux à court terme pour les opérations commerciales continues. Sur la base des résultats de l’évaluation, les entreprises peuvent avoir besoin d’envisager des levées de capitaux à court terme, un refinancement de la dette ou un soutien de crédit supplémentaire de la part des banques ou des investisseurs, ou des soutiens politiques du gouvernement. Dans le même temps, les entreprises devront revoir leurs coûts d’exploitation globaux et envisager de ralentir ou de réduire toutes les dépenses non essentielles.
3. Communiquer avec les parties prenantes concernées
Des communications claires, transparentes et opportunes sont nécessaires lors de la création d’une plate-forme pour remodeler l’entreprise et obtenir un soutien continu de la part des clients, des employés, des fournisseurs, des créanciers, des investisseurs et des autorités réglementaires.
Les clients. Les entreprises voudront tenir leurs clients informés de tout impact sur la livraison de produits ou de services. Si les obligations contractuelles ne peuvent être remplies à la suite d’une interruption du fournisseur ou de la production, il est important de maintenir des voies de communication ouvertes pour revoir les délais ou invoquer des clauses de «force majeure» ou de «cas de force majeure». Une telle action proactive contribuera à atténuer les dommages ou responsabilités punitifs associés aux obligations perturbées du client.
- Employés : Pour les employés, les plans de communication devraient essayer de trouver l’équilibre entre la prudence et le maintien d’un état d’esprit comme d’habitude.
- Fournisseurs : Les entreprises doivent maintenir un contact régulier avec les fournisseurs concernant leur capacité à fournir des biens et services pendant la crise COVID-19 et leurs plans de relance, afin que l’entreprise puisse envisager des options alternatives de chaîne d’approvisionnement en temps opportun.
- Créanciers et investisseurs : Les entreprises voudront revoir les termes et conditions des contrats de prêt pour identifier les dettes sensibles et éviter les ruptures de dettes techniques vitales. Ces examens auront l’avantage supplémentaire de donner aux entreprises la possibilité de gérer de manière proactive le dialogue et les communications avec les créanciers concernant les modifications nécessaires des conditions ou des accords de refinancement existants.
- Gouvernement et régulateurs : Lorsqu’elles communiquent avec les parties prenantes concernées, les entreprises voudront consulter leurs équipes juridiques pour obtenir des conseils sur les responsabilités potentielles et leurs unités commerciales concernant la façon de gérer les communications concernant les violations en cours et la collecte de preuves, le cas échéant.
4. Maximiser l’utilisation des politiques de soutien du gouvernement-
Les gouvernements central et local en Chine ont publié plusieurs politiques financières, d’assurance sociale et fiscales pour soutenir les entreprises. Cela comprend la politique intérimaire de la China Securities Regulatory Commission (CSRC) sur le refinancement des sociétés cotées. Récemment, les États-Unis, le Royaume-Uni et de nombreux autres pays développés ont annoncé des modifications aux politiques fiscales et financières.
Les entreprises devraient surveiller les possibilités de soutien du gouvernement et de l’organisation à l’échelle nationale et la façon dont elles peuvent mieux servir les circonstances individuelles de leur situation. Il est important de noter que le soutien du gouvernement peut varier en fonction de la juridiction et du secteur. Les entreprises devront identifier et comprendre chaque offre de support et déterminer celles qui conviennent le mieux à leur organisation.
La China State Taxation Administration (Administration fiscale Chinoise) a publié une série de politiques visant à soutenir la prévention et le traitement de l’épidémie, notamment:
- Exonération et remboursement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour les entreprises fournissant certains services de lutte contre l’épidémie ou fabriquant des produits essentiels liés à l’épidémie
- Offrir une déduction complète de l’impôt sur le revenu des sociétés pour l’achat d’équipement pour la fabrication de fournitures liées à la prévention des épidémies.
- Fournir une exonération de l’impôt sur le revenu individuel sur les primes et allocations que le personnel concerné reçoit pour traiter l’épidémie.
- Émettre d’autres politiques qui encouragent les dons d’intérêt public.
Les réductions et exonérations temporaires de cotisations d’assurance sociale introduites par la China State Taxation Administration et le Ministère des Finances ont également contribué à alléger la charge des entreprises.
D’autres pays touchés par la crise, notamment Singapour et le Japon, mettent en place des politiques gouvernementales similaires. Les entreprises doivent surveiller la disponibilité de ces types de programmes et les utiliser pour atténuer les risques auxquels elles sont confrontées.
5. Renforcer la résilience en vue de la nouvelle normalité
Une fois que les entreprises auront solidifié leurs stratégies basées sur des tests de résistance et communiqué toute nouvelle orientation aux parties prenantes concernées, elles devront exécuter sur la base de plans révisés tout en surveillant ce qui continue d’être une situation fluide. La haute direction devrait signaler tout écart important par rapport au plan en temps opportun afin que leurs entreprises puissent prendre des mesures supplémentaires pour éviter tout autre impact négatif.
Une fois l’épidémie de COVID-19 maîtrisée, les entreprises voudront revoir et renouveler les plans de continuité des activités (PCA). Ils voudront évaluer le fonctionnement des PCA existants. S’il y a des lacunes, les entreprises voudront identifier les causes profondes, que ce soit la rapidité d’action, le manque d’infrastructures, les pénuries de main-d’œuvre ou les problèmes environnementaux externes. Les entreprises voudront ensuite envisager de mettre en place de nouvelles directives internes basées sur les enseignements tirés, ainsi que de solides plans d’urgence pour renforcer la résilience et mieux répondre aux crises futures.
Planifiez la reprise maintenant, pas plus tard
La crise du COVID-19 était impossible à prévoir avec la sagesse conventionnelle et les outils de prévision. Cependant, il existe de nombreuses leçons que les entreprises peuvent apprendre et appliquer une fois la crise passée et qu’elles ont eu la possibilité d’analyser leur réponse.
Entre temps, les entreprises devraient prendre des décisions et prendre des mesures pendant la crise en pensant à la reprise. Lorsque la crise sera terminée, il sera clair quelles entreprises auront la résilience et l’agilité nécessaires pour remodeler leur stratégie commerciale pour prospérer à l’avenir.
À plus long terme, les entreprises devront examiner la solidité de leurs activités, de leur équipe de direction et de leurs initiatives face à la crise. Il sera également important d’examiner et de réinitialiser les hypothèses commerciales qui sous-tendent la chaîne d’approvisionnement et les autres concentrations auxquelles de nombreuses entreprises ont été exposées au fil du temps.
Version originale en anglais
https://www.ey.com/en_ca/transactions/companies-can-reshape-results-and-plan-for-covid-19-recovery
